Se você preza a produtividade e alto desempenho de seus colaboradores para atingir as metas da empresa, os sistemas de RH só têm a agregar para o seu negócio.
As tarefas manuais de cada setor de uma empresa demandam tempo e precisam da atenção dos funcionários para serem realizadas.
No entanto, os avanços tecnológicos surgiram como uma solução para acelerar esses processos, com a criação dos sistemas ou ferramentas digitais.
Automatizando os processos, os funcionários desta equipe poderão se dedicar a outras tarefas que também são importantes, mas eram deixadas de lado, como a manutenção da cultura organizacional ou o gerenciamento de mudanças na empresa.
Aqui, você vai entender qual é a importância e benefícios dessas ferramentas para uma empresa.
1. Integração e organização das informações
Um dos primeiros avanços trazidos pela implantação de um sistema de RH é a sua capacidade de organizar e integrar informações, algo essencial para o bom funcionamento de qualquer empresa. Por isso, é fundamental contar com um software que se adapte às especificidades do seu negócio, para que todos os departamentos possam atuar de forma integrada, a fim de otimizar os processos e ter informações disponíveis no momento certo.
Com essa ferramenta, é possível reunir dados relacionados a diversos aspectos da gestão de pessoas, como ponto eletrônico, faltas, benefícios, cadastros, hora extra, folha de pagamento, informações de treinamento, satisfação, processos de recrutamento, seleção e desenvolvimento de pessoas. Além disso, é viável monitorar indicadores, como taxa de rotatividade, absenteísmo, acidentes de trabalho, entre outros.
Com tudo isso em um só lugar, os processos ficam mais ágeis, transparentes e baseados em informações atualizadas sobre a situação real da empresa.
2. Otimização e automatização de processos
Outra vantagem de adotar um sistema de RH é a possibilidade de otimizar e automatizar os processos. Assim, o tempo antes gasto em rotinas operacionais passa a ser um tempo para pensar estrategicamente sobre a empresa, fazer análises críticas e realocação de talentos.
Isso facilita o acompanhamento dos processos de forma automática, o que reduz falhas humanas e informações equivocadas. Com o sistema de RH, todos os setores podem alimentar as informações relevantes relacionadas ao capital humano da companhia, o que torna a rotina muito mais dinâmica e produtiva.
Além disso, a automatização reduz o excesso de papelada e burocracia, muito comum em setores de RH antiquados. Isso também contribui para a segurança e a privacidade dos dados, uma vez que os arquivos de papel podem ser perdidos ao longo do tempo.
3. Segurança de dados
As famigeradas planilhas que ficam arquivadas na memória do computador, mesmo que protegidas por senhas, estão vulneráveis a sofrer com problemas técnicos ou armazenamento de arquivos e dados.
Boa parte dos registros do RH são sigilosos, e deve-se evitar ao máximo que sejam acessados por pessoas não autorizadas. Os programas previnem esse tipo de vazamento, mantendo suas informações a salvo por tempo indeterminado.
4. Aumento da produtividade
Com o sistema de RH, as demandas operacionais passam a ser automatizadas e rotinas que levam dias para serem concluídas passam a ser feitas automaticamente pelo software, como a folha de pagamento.
A possibilidade de acompanhar o fluxo de trabalho por meio de planilhas, relatórios e fluxogramas também contribui para aumentar a produtividade do setor de RH, impactando em todo o negócio positivamente.
Etapas burocráticas são eliminadas e falhas humanas são reduzidas. Além disso, os processos pertinentes ao RH são mais bem gerenciados.
A utilização de soluções tecnológicas acarreta uma melhoria na produtividade de todos os fluxos do setor e auxilia, até mesmo, em processos de demissão, gerando o histórico do trabalhador e os cálculos trabalhistas de acordo com a legislação.
5. Redução de custos
Um sistema informatizado pode oferecer ajuda por meio de várias facilidades. Dentre elas, podemos destacar um banco inteligente de currículos, geração de vagas, criação de programa de entrevistas e testes virtuais e registro de desempenho de candidatos. Tudo isso diminui os custos e os esforços durante o processo de recrutamento e seleção.
Na rotina da empresa, o uso da tecnologia também resulta em corte de gastos ao realizar a comunicação dos profissionais por meios mais baratos (videoconferências e plataformas virtuais), melhor controle do tempo, da produtividade, da folha de pagamento (com identificação e redução de horas extras, por exemplo) e redução do uso de materiais de escritório, como papel.
É possível perceber que investir em um sistema de RH é algo fundamental para empresas que querem se manter competitivas. Isso otimiza a rotina do setor e traz mais produtividade.
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Isso porque com o HCM você consegue automatizar os seus processos do DP e ganhar tempo, e com isso, focar no crescimento do seu negócio.
